กลยุทธ์ 5S หรือ 5ส เป็นกลยุทธ์การจัดระเบียบและความสะอาดสำหรับโรงงาน วัตถุประสงค์ของกลยุทธ์นี้เน้นไปที่การเพิ่มประสิทธิภาพ ทั้งในด้านการผลิต ลดต้นทุน และส่งเสริมความปลอดภัยในการทำงาน โดยส่วนมากนิยมใช้ในวงการอุตสาหกรรม จากนั้นขยายมาที่ธุรกิจทุกประเภท เพราะเป็นแนวทางที่มีระบบสามารถประยุกต์ใช้ได้กับธุรกิจเพื่อปรับปรุงและแก้ไขการทำงาน และรักษาสิ่งแวดล้อมในสถานที่ทำงาน

จุดเริ่มต้นของ 5S หรือ 5ส ยังไม่มีหลักฐานที่แน่ชัด แต่ก็มีคำบอกเล่ามากมายเกี่ยวกับต้นกำเนิดของหลักการนี้

ย้อนกลับไปที่ศตวรรษที่ 16 โดยช่างต่อเรือชาวอิตาลี เขาพยายามปรับปรุงกระบวนการต่อเรือให้รวดเร็วขึ้น จากปกติที่ใช้เวลาเป็นสัปดาห์ ก็ปรับปรุงให้เสร็จภายในไม่กี่ชั่วโมง

เกิดขึ้นที่ประเทศสหรัฐอเมริกาจาก "กิจกรรมทำความสะอาดสำนักงาน" ในสถานที่ทำงานเพราะมองว่าออฟฟิศก็เปรียบเสมือนบ้านแห่งหนึ่ง

แต่สิ่งที่ทำให้ 5S หรือ 5ส เป็นที่รู้จักในวงกว้างก็คือ ช่วงสงครามโลกครั้งที่ 2 จากประเทศญี่ปุ่น ที่นำโดยบริษัทรถยนต์ที่เรารู้จักกันดีก็คือ "โตโยต้า" ที่ประยุกต์แนวคิดของตะวันตกมาสร้างระเบียบจนกลายเป็นรูปแบบ 5ส ในยุคปัจจุบัน

ในประเทศไทย เริ่มต้นใช้ 3ส. ก่อนในปี 2522 โดยบริษัท เอ็นเอชเค สปริง (ประเทศไทย) จำกัด จากนั้นจึงประกาศใช้ 5ส. แบบครบถ้วน ในปี 2524 ก่อนที่จะปฏิบัติตามกันมาจนถึงปัจจุบัน

5S หรือ 5ส ประกอบด้วยอะไรบ้าง

S - Seiri หรือ Sort (สะสาง)

เริ่มต้นคือจัดระเบียบให้ชัดเจน ระหว่าง "สิ่งของที่จำเป็นต้องใช้" และ "สิ่งของที่ไม่จำเป็น" หรือ แยกสิ่งต่างๆให้อยู่เป็นหมวดให้ชัดเจนว่าเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานหรือไม่ นับเป็นขั้นตอนที่ใช้เวลา และความตั้งใจอย่างมาก เพราะเราต้องตัดสินใจเด็ดขาดว่าอะไรคือสิ่งที่จำเป็นจริงๆ

S - Seiton หรือ Set in Order (สะดวก)

คือการนำสิ่งของที่สะสางมาจัดวางอย่างเป็นระเบียบ โดยคำนึงถึงกระบวนการใช้งานและความปลอดภัย เข้าใจง่ายๆก็คือ การนำมาวางในพื้นที่หยิบใช้งานง่าย อาจทำเป็นป้ายระบุว่าคืออะไร อยู่หมวดหมู่ไหน หรือเก็บไว้ส่วนไหน

S ที่ 2 จึงเป็นขั้นตอนที่ทำให้เราไม่ต้องเสียเวลากับเรื่องเล็กน้อยอีกต่อไป

S - Seiso หรือ Shine (สะอาด)

การทำความสะอาด ปัดกวาด เช็ดถูตามที่เราเข้าใจ เป็นการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี และน่าทำงาน สิ่งนี้มีผลอย่างมากต่อจิตใจพนักงาน ยิ่งไปกว่านั้นหากทำความสะอาดเครื่องจักรและอุปกรณ์ในโรงงาน ก็จะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพ ยืดอายุการใช้งานเครื่องจักรให้นานกว่าเดิมด้วย

S - Seiketsu หรือ Standardize (สุขลักษณะ)

สุขลักษณะเป็นผลลัพธ์ที่ปฎิบัติจากข้อที่ผ่านมา เราจึงควรปรึกษาหารือกันว่าอะไรคือมาตรฐานสุขลักษณะที่พนักงานทุกคนต้องการ เพื่อที่ทุกคนจะได้ปฏิบัติรักษาความเป็นระเบียบตามมาตรฐานนั้นๆ

S - Shitsuke หรือ Sustain (สร้างนิสัย)

S ตัวสุดท้ายจะเน้นไปที่การสร้างระเบียบวินัยให้เกิดนิสัยขึ้นมาจริงๆ เป็นขั้นตอนที่สำคัญมาก และ ยากที่สุด! เพราะคำว่านิสัย ไม่ได้สร้างได้ด้วยการทำเพียงครั้งเดียว แต่เกิดจากการที่ทำซ้ำๆ เป็นประจำจนกลายเป็นเรื่องปกติ

(ในปัจจุบันมีการเพิ่มเป็น 6S หรือ 6ส - Safety(สร้างเสริมความปลอดภัย) โดยเน้นไปที่การระบุอันตรายที่อาจจะเกิดขึ้น เพื่อควบคุมให้พนักงานทำงานได้อย่างปลอดภัย)

สรุปแล้ว กลยุทธ์ 5S หรือ 5ส เป็นกลยุทธ์ที่สำคัญที่ทุกคนต้องช่วยกัน เพื่อสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงาน พัฒนาคุณภาพ และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานโดยรวมให้ดียิ่งขึ้น ยิ่งในปัจจุบันที่การแข่งขันเข้มข้นแบบนี้ สิ่งที่จะทำให้องค์กรรอดได้ก็คือการใช้ประสิทธิภาพที่มีอยู่อย่างเต็มที่ หลักการใช้กลยุทธ์นี้จึงเป็นก้าวแรกที่สำคัญที่จะวางรากฐานให้องค์กรของคุณมีระเบียบที่ชัดเจนมากยิ่งขึ้นนั่นเอง